Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Forma prawna nie ma znaczenia. Co do zasady każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF — zgodnie z etapami: 1.02.2026 r. (duże podmioty) i 1.04.2026 r. (reszta). Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r.

Nie. KSeF nie służy do raportowania zakupów od zagranicznych dostawców. System jest przeznaczony do wystawiania faktur w rozumieniu polskich przepisów (w tym na rzecz zagranicznych kontrahentów).

Podmiot zagraniczny nie będzie objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF, gdy:

- nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy jednak w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Podmiot zagraniczny, który nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, może jednak dobrowolnie korzystać z systemu i wystawiać faktury za jego pośrednictwem.

W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do KSeF). Tryby offline (offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny) wymagają przekazania faktury do KSeF w określonym terminie oraz jej oznaczenia dwoma kodami QR w przypadku jej przekazania nabywcy poza systemem, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie wygenerowany wcześniej certyfikat KSeF (typu 2). Certyfikat KSeF (typu 1) jest również jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie.

Tryb offline24 umożliwia wszystkim podatnikom wystawianie e-faktur poza KSeF (zgodnych z wzorem faktury ustrukturyzowanej) np. w przypadku problemów z siecią lub brakiem Internetu, z obowiązkiem przesłania ich do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie pobrany wcześniej certyfikat KSeF.

Zarówno przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne. 

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania wystawianych faktur, tylko system ten służy do ich wystawiania. Dokument przygotowywany w systemach księgowych podatnika musi być wystawiony przy użyciu KSeF. Dokument taki jest przesyłany do systemu, a walor faktury otrzymuje dopiero po otrzymaniu nr KSeF, poza wyjątkami typu offline 24, offline, czy tryb awaryjny.
W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawianej w trybie online – fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Tego typu faktura jest wystawiana w KSeF w czasie rzeczywistym.
Natomiast w przypadku faktur wystawionych w trybie offline24, offline (niedostępność systemu) lub w trybie awaryjnym ustawa określa termin na dosłanie faktur do KSeF. W przypadku trybu offline24 fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku trybu offline (niedostępność systemu) fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności. W przypadku trybu awaryjnego fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF. Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Datą wystawienia faktury w trybie online będzie 1 lutego, czyli dzień, w którym wysłałeś fakturę do systemu i w którym plik zarejestrował się na bramce. Nawet jeśli system nada numer KSeF dopiero następnego dnia, faktura będzie wystawiona w dniu jej przesłania do systemu.